Organizar arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do tamanho. Ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilita o acesso às diversas informações e gera segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio.
Não há nada pior do que chegar pela manhã ao escritório e encarar uma mesa cheia de documentos espalhados. Ou, ainda, ter de consultar um documento com urgência e perder horas à procura deles pois não estão onde deveriam estar. A verdade é que, quanto mais organizada uma empresa está, mais produtiva a rotina dos seus trabalhadores fica, uma vez que não é necessário destinar muitos esforços ou tempo na procura de documentos.
Arquivar documentos de forma eficiente é fundamental para manter a organização e facilitar o acesso quando necessário. Aqui estão algumas dicas para arquivar documentos de forma eficaz:
- Crie um Sistema de Categorização:
Organize os documentos em categorias amplas, como finanças, recursos humanos, contratos, etc. Dentro de cada categoria, crie subcategorias para facilitar ainda mais a busca.
- Use Pastas ou Caixas de Arquivo:
Utilize pastas físicas ou caixas de arquivo para agrupar documentos relacionados. Rotule claramente cada pasta com o nome da categoria e subcategoria.
- Estabeleça um Sistema de Cores:
Atribua cores diferentes para cada categoria ou subcategoria, facilitando a identificação visual imediata.
- Classificação por Data:
Organize documentos por data para facilitar a localização de informações específicas. Utilize separadores ou pastas mensais ou anuais, respetivamente, dependendo da quantidade de documentos.
- Mantenha uma Lista de Índice:
Crie uma lista de índice que enumere todas as categorias e subcategorias, indicando onde os documentos estão arquivados.
- Utilize Etiquetas e Marcadores:
Use etiquetas coloridas ou marcadores index para destacar documentos importantes ou urgentes.
- Revise e Atualize Regularmente:
Faça revisões periódicas do seu sistema de arquivamento para garantir que ele está atualizado e atende às necessidades em constante mudança. Periodicamente, reveja os documentos arquivados e descarte aqueles que não são necessários, mantendo atualizado apenas o que é relevante.
Ao seguir estas dicas, poderá criar um sistema de arquivamento eficiente que facilita a localização rápida e precisa de documentos quando necessário. Qualquer dúvida ou ajuda que necessite pode e deve utilizar os contactos da nossa página. Temos todo o gosto em poder ajudar a produtividade da sua empresa, melhorando a organização do vosso arquivo.
Fonte: https://arquivar.com.br/blog/organizacao-de-arquivos-fisicos-passo-a-passo/